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La conservazione sostitutiva: i documenti coinvolti nel processo


La dematerializzazione dei documenti e la fatturazione elettronica hanno inevitabilmente posto l’accento e l’attenzione sulla conservazione dei documenti redatti su supporto digitale. Ebbene, attraverso la conservazione sostitutiva è possibile conservare le fatture e i documenti informatici che hanno piena validità legale.

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: IN COSA CONSISTE La conservazione sostitutiva è un insieme di procedure, un vero e proprio processo informatico e digitale che trova la sua specifica regolamentazione nella Legge italiana. Chi si occupa di conservazione sostitutiva deve infatti necessariamente rispettare le regole, i criteri ed i principi tecnici stabiliti e fissati dal Legislatore: solo in questo modo i documenti avranno pieno valore legale.

Gli obiettivi della conservazione sostitutiva sono chiari e molto importanti: eliminare, progressivamente, i documenti redatti su supporto cartaceo, abbattere i costi legati alla stampa, all’archiviazione, all’imposta di bollo, allo stoccaggio dei documenti stessi.

LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA È UN PROCESSO SICURO? La domanda è legittima: il processo che conduce alla conservazione sostitutiva dei documenti rende certo e definito il contenuto dei documenti stessi?

La risposta è, ovviamente, positiva: la conservazione sostitutiva è infatti in grado di “bloccare” la forma del documento ed il suo contenuto nel tempo grazie agli strumenti giuridici e tecnici della “marcatura temporale” e della “firma digitale”.

QUALI SONO I DOCUMENTI CHE POSSONO ESSERE ARCHIVIATI MEDIANTE LA CONSERVAZIONE ELETTRONICA? I documenti soggetti a conservazione sostitutiva sono davvero svariati ed eterogenei. Per comodità e per completezza di trattazione, ne citeremo qualcuno. Innanzitutto, possono essere conservati in modalità digitale (ovvero secondo i paradigmi propri della conservazione sostitutiva) le fatture, i ddt, gli scontrini fiscali, il libro unico del lavoro, le dichiarazioni fiscali, il bilancio d’esercizio, il Cud, la modulistica relativa ai pagamenti effettuati (ad esempio: modelli F23 e F24), i contratti, i documenti sanitari, la corrispondenza, il libro dei soci, il libro delle obbligazioni, i documenti protocollati prodotti dalle Pubbliche Amministrazioni, i mandati di pagamento e reversali.

E’ bene evidenziare, inoltre, che la conservazione sostitutiva è l’unico modo per conservare alcune tipologie di documenti che, per loro natura, non possono essere trasposti su carta. Tra questi documenti ricordiamo i messaggi e ricevute di Posta Elettronica Certificata, le fatture elettroniche ed i contratti firmati digitalmente.