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Organizzare un evento non è una cosa così semplice come pensiamo. Spesso infatti facciamo l’errore di sottovalutare il lavoro dei Pr, il quale infatti è incentrato sulla perfetta organizzazione di meeting di lavoro e di altro tipo. Questo tipo di eventi spesso sono realizzati per permettere agli esponenti dell’azienda di potersi incontrare in un luogo neutro, rispetto al classico ufficio. Negli anni infatti sono sempre di più che aziende che, come già da tempo fanno determinate multi nazionali, decidono di concludere il proprio contratto in una città prestabilita magari durante un soggiorno in hotel. La scelta della struttura alberghiera spesso determina l’ottima risoluzione della trattativa contrattuale. Non a caso è statisticamente provato che un contratto può avere un risvolto positivo nel momento in cui i dettagli vengono discussi in un’ambiente informale e lontano dallo stress e dalle ansie dell’ufficio. Infatti molte agenzie dedicata all’organizzazione eventi Roma sono diventati dei veri esperti del settore. Ogni evento nel momento in cui viene allestito deve comunque affondare le sue radici nelle quattro regole fondamentali alias Chi, Cosa, Dove e Quando. Queste cinque domande sono considerate l’assicurazione per l’ottima riuscita del meeting organizzato dall’agenzia.
Chi?: Questa domanda serve ad identificare il cliente che ha bisogno di un servizio. Questo tipo di agenzie prima di accettare un incarico qualsiasi infatti hanno l’abitudine di cercare informazioni che lo riguardano. Alla base di questa regola c’è la convinzione che più importante sarà l’azienda che ha bisogno di tali servigi, più sarà importante il seguito dell’agenzia di organizzazione degli eventi.
Cosa?: Lo step successivo è rappresentato dalla richiesta del cliente: è possibile realizzarlo? Se è si come possiamo farlo? Questa domanda sarà il carburante che azionerà i vari Pr al fine di cercare e trovare la chiave perfetta per organizzare un meeting unico nel suo genere.
Dove?: La location sta alla base di tutto! Il posto rappresenta il 50% della riuscita del meeting, soprattutto in ambito lavorativo. Come dicevamo prima molte aziende preferisco concludere i loro affari in modo informale anche in delle strutture alberghiere, motivo per cui il compito del Pr è quello di organizzare i momenti “vuoti” tra un incontro e l’altro.
Quando?: Questa domanda più che altro rappresenta una scadenza che viene stabilita tra cliente e agenzia. In alcuni casi può anche rappresentare una sfida: saresti capace di organizzare un evento in x tempo? Ovviamente da questo si determinerà anche il pagamento del servizio richiesto.
