In fase di redazione di una mail commerciale, sono numerosi gli aspetti di cui è opportuno tenere conto per aumentare le probabilità che il messaggio che si scrive abbia il successo che si auspica e permette di ottenere i risultati desiderati. Il primo consiglio, in ogni caso, è quello di metterci sempre la faccia: non solo in senso metaforico, ma anche in senso letterale. Ciò vuol dire ricordarsi di inserire la propria foto prima della firma alla fine del messaggio: ovviamente è indispensabile optare per una foto professionale, evitando selfie, immagini in cui si è in costume da bagno o smorfie.
L’importanza della firma
Può apparire una banalità, ma è sempre meglio metterlo in evidenza: tutte le mail commerciali devono essere firmate. A prescindere dal contenuto della comunicazione, infatti, è indispensabile ricordare che ci si sta rivolgendo a una persona in carne e ossa: pertanto è preferibile firmare con il proprio nome e cognome evitando, invece, formule impersonali che fanno riferimento all’azienda per cui si lavora (per esempio, “Ufficio commerciale della società X”). Le persone sono sempre interessate a capire con chi hanno a che fare e desiderano intrattenere relazioni: firmarsi è utile anche quando si hanno dei profili sui social (Facebook o LinkedIn) che si prestano a essere “spiati”.
Come si scrive la mail: il contenuto
Ecco come scrivere una mail commerciale chiara e coincisa: il primo accorgimento da adottare consiste nell’andare dritti al punto, mirando all’obiettivo ed evitando i giri di parole che non servono a niente. Questo per un motivo molto semplice: le persone non vogliono perdere tempo, ne hanno a disposizione poco e potrebbero non essere interessate a impiegarlo per aprire una mail proveniente da uno sconosciuto. Ecco perché è bene essere chiari e diretti sin dall’oggetto. Dopodiché, nel contenuto, è utile mettere in risalto quali benefici potrebbe ottenere il destinatario dal servizio o dal prodotto che gli si sta proponendo. Per avere un buon approccio contenutistico può esserti di aiuto leggere l'approfondimento sulle 5W.
La formattazione
Per rendere più agevole la lettura di una mail commerciale, è necessario prestare attenzione tanto al contenuto quanto alla forma. Si tratta, in particolare, di curare la formattazione, evitando le cosiddette lenzuolate, cioè blocchi di testo unici in cui è difficile raccapezzarsi. Prima di spedire una mail commerciale, conviene rileggerla cercando di adottare un punto di vista esterno per provare a capire che cosa si potrebbe dedurne da una rapida lettura. Vale la pena di servirsi delle tante soluzioni che la formattazione mette a disposizione: la suddivisione in paragrafi, le linee, gli spazi, gli elenchi puntati, i corsivi, i grassetti, e così via. Occorre far sì che la mail risulti invitante e interessante sotto tutti i punti di vista, insomma.
La sintesi
A questo punto vi starete chiedendo come scrivere una mail commerciale che possa raggiungere l'obiettivo di concludere una vendita: è quanto mai importante essere sintetici, i messaggi brevi sono quelli più chiari e apprezzati, proprio perché – come si è già detto – nessuno vuole sprecare troppo tempo per leggere una mail che potrebbe rivelarsi indesiderata. Non solo: magari una persona potrebbe anche voler scoprire che cosa è scritto nella mail ma ha poco tempo per farlo. Quindi, se si tratta di un messaggio molto lungo, questo è destinato a essere archiviato per poi essere letto in un momento successivo. Già, ma quando? Viceversa, una mail di poche righe richiede solo pochi secondi di impegno. Prova a leggere anche l'approfondimento sulle email promozionali efficaci per trovare maggiori spunti di riflessione.
Il tone of voice
Nella stesura della mail commerciale bisogna riflettere sul tone of voice: il tono che si vuole adottare nella comunicazione. Deve essere diretto ma esaustivo, "umano" e al tempo stesso professionale. Bisogna pensare a come ci si rivolgerebbe al proprio interlocutore se ci si trovasse faccia a faccia con lui, ma ricordando che il tono della voce e tutti gli altri elementi tipici della comunicazione paraverbale non ci sarebbero.
Inserire una foto in una mail commerciale
Sono molteplici i significati correlati all’inserimento di una foto all’interno di una mail commerciale: in primo luogo, essa permette di stabilire una relazione con il destinatario, a maggior ragione nel caso in cui si tratti di un soggetto con il quale non si ha una relazione professionale ancora consolidata. Ma quali sono gli aspetti che devono essere tenuti in considerazione in vista della scelta della foto? In primis è opportuno selezionare un’immagine che rappresenti il mittente nella sua professione o comunque nella quotidianità al lavoro. La foto svolge lo stesso compito di un biglietto da visita: per questo non si può trascurare.
Ultimo dettaglio da non trascurare
Infine, l’ultimo consiglio da ricordare in merito a come scrivere una mail commerciale consiste nella scelta dell’indirizzo di posta elettronica da cui inviare l'offerta. Anche in questo caso, è meglio non utilizzare un indirizzo aziendale (il classico info@dominiosocietà.it), ma optare per un indirizzo personale (quindi nome.cognome@dominiosocietà.it, per esempio). Ciò serve a mettere in evidenza una comunicazione tra persone, non fredda e distaccata ma capace di instaurare un rapporto tra chi scrive e chi legge.
