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La conservazione sostitutiva: i documenti coinvolti nel processo


La dematerializzazione dei documenti e la fatturazione elettronica hanno inevitabilmente posto laccento e lattenzione sulla conservazione dei documenti redatti su supporto digitale. Ebbene, attraverso la conservazione sostitutiva possibile conservare le fatture e i documenti informatici che hanno piena validit legale.

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: IN COSA CONSISTE La conservazione sostitutiva un insieme di procedure, un vero e proprio processo informatico e digitale che trova la sua specifica regolamentazione nella Legge italiana. Chi si occupa di conservazione sostitutiva deve infatti necessariamente rispettare le regole, i criteri ed i principi tecnici stabiliti e fissati dal Legislatore: solo in questo modo i documenti avranno pieno valore legale.

Gli obiettivi della conservazione sostitutiva sono chiari e molto importanti: eliminare, progressivamente, i documenti redatti su supporto cartaceo, abbattere i costi legati alla stampa, allarchiviazione, allimposta di bollo, allo stoccaggio dei documenti stessi.

LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA UN PROCESSO SICURO? La domanda legittima: il processo che conduce alla conservazione sostitutiva dei documenti rende certo e definito il contenuto dei documenti stessi?

La risposta , ovviamente, positiva: la conservazione sostitutiva infatti in grado di bloccare la forma del documento ed il suo contenuto nel tempo grazie agli strumenti giuridici e tecnici della marcatura temporale e della firma digitale.

QUALI SONO I DOCUMENTI CHE POSSONO ESSERE ARCHIVIATI MEDIANTE LA CONSERVAZIONE ELETTRONICA? I documenti soggetti a conservazione sostitutiva sono davvero svariati ed eterogenei. Per comodit e per completezza di trattazione, ne citeremo qualcuno. Innanzitutto, possono essere conservati in modalit digitale (ovvero secondo i paradigmi propri della conservazione sostitutiva) le fatture, i ddt, gli scontrini fiscali, il libro unico del lavoro, le dichiarazioni fiscali, il bilancio desercizio, il Cud, la modulistica relativa ai pagamenti effettuati (ad esempio: modelli F23 e F24), i contratti, i documenti sanitari, la corrispondenza, il libro dei soci, il libro delle obbligazioni, i documenti protocollati prodotti dalle Pubbliche Amministrazioni, i mandati di pagamento e reversali.

E bene evidenziare, inoltre, che la conservazione sostitutiva lunico modo per conservare alcune tipologie di documenti che, per loro natura, non possono essere trasposti su carta. Tra questi documenti ricordiamo i messaggi e ricevute di Posta Elettronica Certificata, le fatture elettroniche ed i contratti firmati digitalmente.