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I segreti dell'organizzazione eventi: tutti i trucchi da non perdere


L'organizzazione eventi una vera e propria arte che richiede talento,competenzae attenzione per i dettagli. Ma quali sono gli aspetti che devono essere curati con la massima attenzione per garantire il successo auspicato? La capacit di programmare, il coraggio e lacreativitsono sono alcune delle doti che vengono richieste a un bravo event planner, a prescindere dalla tipologia di appuntamento di cui si deve occupare: un party di compleanno, una conferenza di carattere scientifico, un convegno, un ricevimento di matrimonio, un meeting di lavoro, un gal, e cos via.

L'obiettivo dell'evento

Perch l'organizzazione eventiraggiunga gli scopi auspicati, indispensabile identificare con precisione tali scopi: se non si ha un'idea chiara dell'obiettivo che si intende raggiungere, sar pi difficile ottenere un risultato concreto. Qual la ragione per la quale si sta organizzando l'evento? Che cosa si vuole ottenere attraverso questo appuntamento? Gliobiettivi plausibilisono pi numerosi di quel che si possa immaginare: una celebrazione, la vendita di un prodotto, la divulgazione scientifica, migliorare la visibilit di un'azienda, eccetera.

Il pubblico di riferimento

Un altro elemento di fondamentale importanza nell'organizzazione eventi lascelta del target, vale a dire ilpubblico di riferimento: si tratta di capire quali e quante persone verranno. Le categorie a cui ci si pu rivolgere sono pressoch infinite, e riuscire a identificarle e a delinearle con precisione importante per ritagliare una kermesse su misura per loro. Ci vuol dire anche concentrarsi sulle loro attese e provare ad assecondarle nel migliore dei modi.

La scelta della location

Laselezione della locationdeve avvenire non solo sulla base di criteri estetici, ma anche in funzione di questioni pratiche: il posto pu essere raggiunto con facilit con i mezzi di trasporto? Ci sono abbastanza parcheggi? Anche questi fattori hanno a che fare con le aspettative del pubblico, che non possono essere deluse per alcun motivo. Il successo o l'insuccesso di un evento dipendono in misura notevole dallaqualit della location: quale potrebbe essere l'esito di un convegno in cui non ci sono abbastanza sedie per tutto il pubblico? che cosa potrebbe succedere in una festa in cui la musica non viene diffusa in maniera adeguata? Dagli agriturismi ai centri congressi, dai capannoni ai castelli, dalle ville agli uffici, ogni luogo ha prerogative ben precise che opportuno verificare. Ovviamente un organizzatore di eventi previdente e competente si reca sul posto con un congruo anticipo per unsopralluogoe per controllare le caratteristiche della location.

Non si pu far finta che ilbudgetnon conti per l'organizzazione di un evento: solo in funzione della quantit di denaro che possibile investire che si pu capire dove e come attivarsi. Nulla vieta di ricorrere a sponsor esterni, ma ci che conta non sforare mai il totale delle finanzedi cui si pu disporre, ricordando che degli extra non preventivati o degli imprevisti possono sempre accadere. La remunerazione di hostess o altri addetti, il noleggio di particolari attrezzature, l'affitto del locale, il catering: sono tanti gli elementi che incidono sulla spesa finale.

Infine, bene promuovere con i dovuti mezzi l'evento: ilmarketing fondamentale per far s che l'appuntamento abbia successo. Ecco perch importante inoltrare degli inviti ad hoc, da curare in ogni dettaglio. Si pu scegliere tra inviti digitali e inviti cartacei: questi ultimi sono senza dubbio pi apprezzabili, anche perch possono essere consegnati di persona, ma presuppongono un dispendio di risorse non indifferente, sia in termini di tempo che in termini di costi. La terza strada quella del caro e vecchiopassaparola, che per non garantisce feedback sulla sua efficacia.