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L'organizzazione eventi è una vera e propria arte che richiede talento, competenza e attenzione per i dettagli. Ma quali sono gli aspetti che devono essere curati con la massima attenzione per garantire il successo auspicato? La capacità di programmare, il coraggio e la creatività sono sono alcune delle doti che vengono richieste a un bravo event planner, a prescindere dalla tipologia di appuntamento di cui si deve occupare: un party di compleanno, una conferenza di carattere scientifico, un convegno, un ricevimento di matrimonio, un meeting di lavoro, un galà, e così via.
L'obiettivo dell'evento
Perché l'organizzazione eventi raggiunga gli scopi auspicati, è indispensabile identificare con precisione tali scopi: se non si ha un'idea chiara dell'obiettivo che si intende raggiungere, sarà più difficile ottenere un risultato concreto. Qual è la ragione per la quale si sta organizzando l'evento? Che cosa si vuole ottenere attraverso questo appuntamento? Gli obiettivi plausibili sono più numerosi di quel che si possa immaginare: una celebrazione, la vendita di un prodotto, la divulgazione scientifica, migliorare la visibilità di un'azienda, eccetera.
Il pubblico di riferimento
Un altro elemento di fondamentale importanza nell'organizzazione eventi è la scelta del target, vale a dire il pubblico di riferimento: si tratta di capire quali e quante persone verranno. Le categorie a cui ci si può rivolgere sono pressoché infinite, e riuscire a identificarle e a delinearle con precisione è importante per ritagliare una kermesse su misura per loro. Ciò vuol dire anche concentrarsi sulle loro attese e provare ad assecondarle nel migliore dei modi.
La scelta della location
La selezione della location deve avvenire non solo sulla base di criteri estetici, ma anche in funzione di questioni pratiche: il posto può essere raggiunto con facilità con i mezzi di trasporto? Ci sono abbastanza parcheggi? Anche questi fattori hanno a che fare con le aspettative del pubblico, che non possono essere deluse per alcun motivo. Il successo o l'insuccesso di un evento dipendono in misura notevole dalla qualità della location: quale potrebbe essere l'esito di un convegno in cui non ci sono abbastanza sedie per tutto il pubblico? che cosa potrebbe succedere in una festa in cui la musica non viene diffusa in maniera adeguata? Dagli agriturismi ai centri congressi, dai capannoni ai castelli, dalle ville agli uffici, ogni luogo ha prerogative ben precise che è opportuno verificare. Ovviamente un organizzatore di eventi previdente e competente si reca sul posto con un congruo anticipo per un sopralluogo e per controllare le caratteristiche della location.
Non si può far finta che il budget non conti per l'organizzazione di un evento: è solo in funzione della quantità di denaro che è possibile investire che si può capire dove e come attivarsi. Nulla vieta di ricorrere a sponsor esterni, ma ciò che conta è non sforare mai il totale delle finanze di cui si può disporre, ricordando che degli extra non preventivati o degli imprevisti possono sempre accadere. La remunerazione di hostess o altri addetti, il noleggio di particolari attrezzature, l'affitto del locale, il catering: sono tanti gli elementi che incidono sulla spesa finale.
Infine, è bene promuovere con i dovuti mezzi l'evento: il marketing è fondamentale per far sì che l'appuntamento abbia successo. Ecco perché è importante inoltrare degli inviti ad hoc, da curare in ogni dettaglio. Si può scegliere tra inviti digitali e inviti cartacei: questi ultimi sono senza dubbio più apprezzabili, anche perché possono essere consegnati di persona, ma presuppongono un dispendio di risorse non indifferente, sia in termini di tempo che in termini di costi. La terza strada è quella del caro e vecchio passaparola, che però non garantisce feedback sulla sua efficacia.
