{"id":2297,"date":"2020-10-02T11:38:13","date_gmt":"2020-10-02T09:38:13","guid":{"rendered":"http:\/\/www.scrivimi.net\/home\/?p=2297"},"modified":"2020-10-02T11:38:15","modified_gmt":"2020-10-02T09:38:15","slug":"10-consigli-per-organizzare-un-evento-di-successo","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.scrivimi.net\/home\/business\/10-consigli-per-organizzare-un-evento-di-successo\/","title":{"rendered":"10 consigli per organizzare un evento di successo"},"content":{"rendered":"\n

Se sei un\u2019agenzia eventi a Milano<\/a>, sai che non tutto va secondo i piani come, ad esempio, la violenza con cui \u00e8 stata colpita la Lombardia dal Covid. Quando ho organizzato il mio primo evento, mi \u00e8 stato detto che avrei dovuto seguire Duck Face Rule. Questa regola afferma che all'esterno dovresti apparire calmo e pacifico. Ma in realt\u00e0 stai muovendo energicamente con i piedi sott'acqua per mantenerti a galla. <\/strong>Tuttavia, nessuno dovrebbe scoprirlo. Ad oggi, credo ancora che questa sia la regola pi\u00f9 preziosa. Organizzare un evento non \u00e8 un compito semplice. Ma posso identificare 10 punti chiave che dovresti tenere a mente affinch\u00e9 tutto vada bene.<\/p>\n\n\n\n

Definisci lo scopo e il format<\/h2>\n\n\n\n

Sembra abbastanza ovvio, ma vale la pena avere un approccio critico a questo problema. Formula il tuo obiettivo nel modo pi\u00f9 specifico possibile: vuoi trasmettere la conoscenza ai partecipanti; esprimere gratitudine ai partner; raccogliere fondi per un progetto o offrire agli ospiti piacere estetico? Il formato dell'evento dipender\u00e0 dalla risposta: il suo concetto, i tempi e la durata, la distribuzione dei ruoli all'interno del team, la disposizione della sala, il catering e il suono. Cerca di non rimanere bloccato nei formati tradizionali. Dai un'occhiata a \"unconference\", PechaKucha, format TED, brunch tematici, eventi online, eventi all'aperto. Ci\u00f2 che conta \u00e8 che il tuo formato aiuti a raggiungere l'obiettivo dell'evento.<\/p>\n\n\n\n

Presta sufficiente attenzione alla pianificazione<\/h2>\n\n\n\n

Il piano dovrebbe includere logistica, contenuti e promozione dell'evento<\/strong>. Crea un documento disponibile per l'intero team in cui ogni membro possa vedere i compiti degli altri e il quadro generale. Per prima cosa, prepara un elenco delle attivit\u00e0 principali, quindi approfondiscile nel modo pi\u00f9 dettagliato possibile sotto forma di passaggi specifici che devono essere completati. \u00c8 importante designare il periodo di tempo nel piano: il tempo necessario per completare un'attivit\u00e0. Spesso viene sottovalutato e la preparazione procede pi\u00f9 lentamente del previsto. Puoi utilizzare modelli di Google, programmi come Asana, Trello, Podio, GanttPro, Teamweek per la pianificazione. Anche il semplice Excel non ti deluder\u00e0.<\/p>\n\n\n\n

Prepara il tuo budget tenendo conto delle situazioni imprevedibili<\/h2>\n\n\n\n

Guarda l'elenco delle attivit\u00e0 e rifletti nel tuo budget. Vale anche la pena pensare a una riserva in caso di situazioni imprevedibili. Ad esempio, c'\u00e8 stato un incidente nel mio lavoro quando ha piovuto il giorno di un evento all'aperto. Abbiamo dovuto cambiare subito l'ubicazione e trasportare tutte le attrezzature e gli arredi. \u00c8 meglio pensare a queste cose in anticipo ed essere preparati finanziariamente.<\/p>\n\n\n\n

Il diavolo \u00e8 nei dettagli<\/h2>\n\n\n\n

Se vuoi sorprendere piacevolmente i tuoi ospiti, pensa a tutto fin nei minimi dettagli:<\/strong> come si registrano, chi saluter\u00e0 i partecipanti e come, quale musica suoner\u00e0, hai un angolo fotografico interessante, come sono le tue presentazioni e come \u00e8 vestita la tua squadra, cosa fare durante le pause.Ad esempio, durante la registrazione, ai partecipanti potrebbe essere offerta la possibilit\u00e0 di frequentare una breve master class, giocare o guardare un video informativo. Cerca di sorprendere le persone e creare l'effetto wow, supera le loro aspettative nelle cose pi\u00f9 ordinarie. Questo \u00e8 esattamente ci\u00f2 che crea l'atmosfera di un evento.<\/p>\n\n\n\n

Controlla la posizione e prepara un piano B<\/h2>\n\n\n\n

Verificare sempre la location di persona gi\u00e0 in fase di selezione. <\/strong>Nel momento pi\u00f9 inaspettato pu\u00f2 accadere che l'aria condizionata non funzioni correttamente nella hall, non ci sono servizi igienici per disabili o l'attrezzatura non entra dalla porta. Pertanto, controllare tali problemi in anticipo. Una volta che ho tenuto una conferenza per 50 persone e un'ora dall'inizio dell'evento, il proprietario dello spazio ha chiesto di lasciare il posto senza dare alcuna spiegazione. Alla fine, abbiamo trascorso un'ora di formazione con i partecipanti in un parco vicino, finch\u00e9 non abbiamo trovato un nuovo spazio. Potresti pensare che una situazione del genere non ti succeder\u00e0, ma \u00e8 sempre meglio avere un piano B.<\/p>\n\n\n\n

Assegna le responsabilit\u00e0<\/h2>\n\n\n\n

\u00c8 molto importante distribuire i compiti tra i membri del team non solo nella fase di preparazione ma anche durante l'evento. Assegna le responsabilit\u00e0 per zona. Ad esempio, qualcuno \u00e8 responsabile della zona di registrazione, qualcun altro per salutare i relatori, una persona diversa per l'attrezzatura, per il catering, la comunicazione con la stampa, ecc. Ogni persona deve avere la sua zona, che dovrebbe essere responsabile per tutta la durata dell'evento.  <\/p>\n\n\n\n

Parla al tuo pubblico dell'evento<\/h2>\n\n\n\n

Non sottovalutare il tempo necessario per promuovere con successo un evento. <\/strong>Il tipo di evento, il suo pubblico di destinazione, le risorse interne e il budget determinano il tuo approccio di marketing. Quando scegli i tuoi media partner, concentrati su coloro che si rivolgono al tuo pubblico. \u00c8 meglio avere pochi partner ma mirati, piuttosto che parlare dell'evento praticamente a tutti. \u00c8 anche importante creare un messaggio chiave che verr\u00e0 trasmesso su tutti i canali. Assicurati che sia breve e che trasmetta accuratamente l'idea dell'evento al tuo pubblico.<\/p>\n\n\n\n

Prestare attenzione al servizio<\/h2>\n\n\n\n

Assicurati che la tua squadra segua la regola della faccia da papera. Sii amichevole con partecipanti, relatori e partner. Cerca di affrontare i loro problemi o domande e soddisfare le loro aspettative, anche se ti senti stanco e non tutto funziona secondo i piani. Alla fine della giornata, quello che la gente ricorda \u00e8 come sono stati trattati e l'atmosfera non \u00e8 quello che diceva l'oratore sul palco.<\/p>\n\n\n\n

Effettuare un controllo finale 24 ore prima dell'evento<\/h2>\n\n\n\n

Assicurati di aver informato i partecipanti su come raggiungere il luogo, invitato tutti gli ospiti importanti e preparato il materiale stampato, i contenuti audio e video<\/strong>. Controlla se ognuno comprende i suoi compiti e le sue responsabilit\u00e0 e se lo spazio \u00e8 pronto. A tal fine puoi redigere una lista di controllo, come questa. Una simile lista di controllo pu\u00f2 essere redatta per la preparazione del controllo il giorno dell'evento: se tutto \u00e8 a posto, funzionante, fatto in tempo. Assicurati di stampare il programma dell'evento, lascia che ogni membro del team e i volontari ne abbiano una copia. Inoltre, fornire a tutti il \u200b\u200bnumero di telefono di contatto principale per la comunicazione reciproca in caso di emergenza.<\/p>\n\n\n\n

Chiedi un feedback<\/h2>\n\n\n\n

Probabilmente sarai stanco e felice dopo l'evento, ma sar\u00e0 difficile per te dare una valutazione oggettiva di come \u00e8 andato tutto. <\/strong>Ecco perch\u00e9 chiedi ai partecipanti di completare un modulo di valutazione stampato alla fine dell'evento o un modulo online quando tornano a casa. Chiedete loro di valutare vari aspetti dell'evento: logistica, relatori, luoghi e il lavoro degli organizzatori. Queste informazioni ti aiuteranno a evitare errori in futuro e a migliorare la qualit\u00e0 dei tuoi eventi. Se possibile, ottieni feedback tramite i social network o registra recensioni video alla fine di un evento. Questo torner\u00e0 utile se il tuo evento si terr\u00e0 di nuovo.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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