Se sei un’agenzia eventi a Milano, sai che non tutto va secondo i piani come, ad esempio, la violenza con cui è stata colpita la Lombardia dal Covid. Quando ho organizzato il mio primo evento, mi è stato detto che avrei dovuto seguire Duck Face Rule. Questa regola afferma che all'esterno dovresti apparire calmo e pacifico. Ma in realtà stai muovendo energicamente con i piedi sott'acqua per mantenerti a galla. Tuttavia, nessuno dovrebbe scoprirlo. Ad oggi, credo ancora che questa sia la regola più preziosa. Organizzare un evento non è un compito semplice. Ma posso identificare 10 punti chiave che dovresti tenere a mente affinché tutto vada bene.
Definisci lo scopo e il format
Sembra abbastanza ovvio, ma vale la pena avere un approccio critico a questo problema. Formula il tuo obiettivo nel modo più specifico possibile: vuoi trasmettere la conoscenza ai partecipanti; esprimere gratitudine ai partner; raccogliere fondi per un progetto o offrire agli ospiti piacere estetico? Il formato dell'evento dipenderà dalla risposta: il suo concetto, i tempi e la durata, la distribuzione dei ruoli all'interno del team, la disposizione della sala, il catering e il suono. Cerca di non rimanere bloccato nei formati tradizionali. Dai un'occhiata a "unconference", PechaKucha, format TED, brunch tematici, eventi online, eventi all'aperto. Ciò che conta è che il tuo formato aiuti a raggiungere l'obiettivo dell'evento.
Presta sufficiente attenzione alla pianificazione
Il piano dovrebbe includere logistica, contenuti e promozione dell'evento. Crea un documento disponibile per l'intero team in cui ogni membro possa vedere i compiti degli altri e il quadro generale. Per prima cosa, prepara un elenco delle attività principali, quindi approfondiscile nel modo più dettagliato possibile sotto forma di passaggi specifici che devono essere completati. È importante designare il periodo di tempo nel piano: il tempo necessario per completare un'attività. Spesso viene sottovalutato e la preparazione procede più lentamente del previsto. Puoi utilizzare modelli di Google, programmi come Asana, Trello, Podio, GanttPro, Teamweek per la pianificazione. Anche il semplice Excel non ti deluderà.
Prepara il tuo budget tenendo conto delle situazioni imprevedibili
Guarda l'elenco delle attività e rifletti nel tuo budget. Vale anche la pena pensare a una riserva in caso di situazioni imprevedibili. Ad esempio, c'è stato un incidente nel mio lavoro quando ha piovuto il giorno di un evento all'aperto. Abbiamo dovuto cambiare subito l'ubicazione e trasportare tutte le attrezzature e gli arredi. È meglio pensare a queste cose in anticipo ed essere preparati finanziariamente.
Il diavolo è nei dettagli
Se vuoi sorprendere piacevolmente i tuoi ospiti, pensa a tutto fin nei minimi dettagli: come si registrano, chi saluterà i partecipanti e come, quale musica suonerà, hai un angolo fotografico interessante, come sono le tue presentazioni e come è vestita la tua squadra, cosa fare durante le pause.Ad esempio, durante la registrazione, ai partecipanti potrebbe essere offerta la possibilità di frequentare una breve master class, giocare o guardare un video informativo. Cerca di sorprendere le persone e creare l'effetto wow, supera le loro aspettative nelle cose più ordinarie. Questo è esattamente ciò che crea l'atmosfera di un evento.
Controlla la posizione e prepara un piano B
Verificare sempre la location di persona già in fase di selezione. Nel momento più inaspettato può accadere che l'aria condizionata non funzioni correttamente nella hall, non ci sono servizi igienici per disabili o l'attrezzatura non entra dalla porta. Pertanto, controllare tali problemi in anticipo. Una volta che ho tenuto una conferenza per 50 persone e un'ora dall'inizio dell'evento, il proprietario dello spazio ha chiesto di lasciare il posto senza dare alcuna spiegazione. Alla fine, abbiamo trascorso un'ora di formazione con i partecipanti in un parco vicino, finché non abbiamo trovato un nuovo spazio. Potresti pensare che una situazione del genere non ti succederà, ma è sempre meglio avere un piano B.
Assegna le responsabilità
È molto importante distribuire i compiti tra i membri del team non solo nella fase di preparazione ma anche durante l'evento. Assegna le responsabilità per zona. Ad esempio, qualcuno è responsabile della zona di registrazione, qualcun altro per salutare i relatori, una persona diversa per l'attrezzatura, per il catering, la comunicazione con la stampa, ecc. Ogni persona deve avere la sua zona, che dovrebbe essere responsabile per tutta la durata dell'evento.
Parla al tuo pubblico dell'evento
Non sottovalutare il tempo necessario per promuovere con successo un evento. Il tipo di evento, il suo pubblico di destinazione, le risorse interne e il budget determinano il tuo approccio di marketing. Quando scegli i tuoi media partner, concentrati su coloro che si rivolgono al tuo pubblico. È meglio avere pochi partner ma mirati, piuttosto che parlare dell'evento praticamente a tutti. È anche importante creare un messaggio chiave che verrà trasmesso su tutti i canali. Assicurati che sia breve e che trasmetta accuratamente l'idea dell'evento al tuo pubblico.
Prestare attenzione al servizio
Assicurati che la tua squadra segua la regola della faccia da papera. Sii amichevole con partecipanti, relatori e partner. Cerca di affrontare i loro problemi o domande e soddisfare le loro aspettative, anche se ti senti stanco e non tutto funziona secondo i piani. Alla fine della giornata, quello che la gente ricorda è come sono stati trattati e l'atmosfera non è quello che diceva l'oratore sul palco.
Effettuare un controllo finale 24 ore prima dell'evento
Assicurati di aver informato i partecipanti su come raggiungere il luogo, invitato tutti gli ospiti importanti e preparato il materiale stampato, i contenuti audio e video. Controlla se ognuno comprende i suoi compiti e le sue responsabilità e se lo spazio è pronto. A tal fine puoi redigere una lista di controllo, come questa. Una simile lista di controllo può essere redatta per la preparazione del controllo il giorno dell'evento: se tutto è a posto, funzionante, fatto in tempo. Assicurati di stampare il programma dell'evento, lascia che ogni membro del team e i volontari ne abbiano una copia. Inoltre, fornire a tutti il numero di telefono di contatto principale per la comunicazione reciproca in caso di emergenza.
Chiedi un feedback
Probabilmente sarai stanco e felice dopo l'evento, ma sarà difficile per te dare una valutazione oggettiva di come è andato tutto. Ecco perché chiedi ai partecipanti di completare un modulo di valutazione stampato alla fine dell'evento o un modulo online quando tornano a casa. Chiedete loro di valutare vari aspetti dell'evento: logistica, relatori, luoghi e il lavoro degli organizzatori. Queste informazioni ti aiuteranno a evitare errori in futuro e a migliorare la qualità dei tuoi eventi. Se possibile, ottieni feedback tramite i social network o registra recensioni video alla fine di un evento. Questo tornerà utile se il tuo evento si terrà di nuovo.
