Il successo e i fatturati di un'attività derivano dall'organizzazione aziendale. In quest'ultima rientra la parte legata ai documenti, contenenti informazioni fondamentali per mandare avanti un'impresa. Tuttavia, la gestione manuale di moduli e pratiche richiede esborsi significativi in personale qualificato. Gli investimenti in risorse umane, infatti, possono rivelarsi ingenti, soprattutto per elevati volumi di produzione.
Per abbattere tali costi e ridurre al minimo gli spazi destinati alla conservazione e all'archiviazione di interi fascicoli, la nuova frontiera è l'uso di appositi programmi. In pochi click le operazioni di routine diventeranno molto più rapide e semplici, portando a uno snellimento dei processi.
I motivi per scegliere i sistemi digitali nella gestione documentale
Carte e pratiche sono il risultato di un iter molto più articolato di quanto può sembrare. Una volta elaborato e completato in ogni sua parte, ciascun modulo viene identificato con un codice, sottoposto ad un attento controllo e firmato. Solo in questo modo è idoneo per la conservazione e future ricerche. Deve essere predisposto a conversioni nei formati di più comune utilizzo, a visualizzazioni ed invii rapidi, ad immediati collegamenti con altri flussi di lavoro.
Un software per la gestione dei documenti adempirà a tutti i compiti descritti in maniera efficiente, azzerando i tempi morti ed eventuali errori di calcolo o di trascrizione. Permette di avere una panoramica sulla posizione contabile e fiscale, in tempo reale e senza lunghe attese.
Quali files inserire nei software per la gestione dei documenti?
Ad oggi, i programmi più adottati sono quelli relativi alla fatturazione elettronica. Studiati per evitare errori di conteggio e pesanti sanzioni tributarie, in molti casi allontanano le imprese dal rischio di una chiusura definitiva. Pur trattandosi di strumenti utilissimi, è opportuna un'integrazione (se non una sostituzione) con soluzioni ad ampio raggio. Un'opportunità completa e all'insegna della praticità è l'adozione di strumenti che consentano non solo l'inserimento di ricevute fiscali, ma anche altri tipi di moduli o fascicoli, come:
- documenti di trasporto (DDT)
- buoni di consegna
- note di accredito e addebito
- richieste di preventivo
- lista giacenze
- segnalazione ammanchi e resi
- parcelle previste per Pubbliche Amministrazioni o lavoratori autonomi.
Inizialmente progettati per le necessità delle grandi imprese, i software per la gestione dei documenti sono adatti anche alle aziende di piccole e medie dimensioni. Consentono di racchiudere l'intera organizzazione contabile in un'unica applicazione, effettuando una sola installazione e mantenendo libera gran parte della memoria dei PC.
Caratteristiche dei sistemi digitali per la contabilità
Sempre attenti alle esigenze di un pubblico in evoluzione, gli sviluppatori di software hanno messo a punto strumenti intuitivi e completi, anche in modalità free. Molti programmatori offrono l'opportunità di scegliere tra versioni a pagamento e gratuite a tempo limitato, a seconda delle funzionalità comprese nei pacchetti.
Riguardo le peculiarità di un buon sistema, va ricordato quanto sia importante eseguire correttamente le operazioni di base. Invio, ricezione, scarico, conservazione e archiviazione dei files devono avvenire in maniera agevole e in pochi passaggi. Ricerche rapide con filtri, codici o parole chiave permetteranno di avere una visuale immediata, nel pieno rispetto della privacy e in linea con i più severi requisiti previsti per la sicurezza informatica. Solo in questo modo sarà possibile intervenire nelle situazioni più critiche.
