La scrittura di un manuale tecnico rientra tra gli elementi essenziali per andare incontro ai propri clienti e fornire supporto a tutti coloro che utilizzano i propri software, temi, plug-in, strumenti digitali, programmi desktop e app mobile.
Tuttavia, sono sempre di più i fornitori di strumenti che danno poca importanza al manuale, che viene visto come una documentazione facilmente sostituibile con le FAQ sul sito web oppure con un documento realizzato in maniera molto basica e poco chiara.
In questo articolo andremo a vedere come scrivere in maniera corretta e chiara un manuale tecnico, anche se l’argomento o il prodotto risulta poco intuitivo e piuttosto difficile da comprendere, così da semplificarne l’utilizzo anche per coloro che utilizzano il prodotto per la prima volta.
Partendo dalla base, parlando di cosa effettivamente rappresenta una documentazione tecnica, arriveremo a come scriverla e all’utilizzo di parole chiare e di facile comprensione.
Cosa si intende per documentazione tecnica?
Il termine manuale tecnico fa riferimento ad un documento informativo, reso disponibile sul proprio sito web come pdf scaricabile e/o pagina web incorporata all’interno del sito, in cui vengono spiegate le modalità di utilizzo di un prodotto, come un software, un’app o un plugin, una web app e così via.
Una domanda che spesso ci si pone è: Il mio prodotto è semplice da usare, perché dovrei fornire una documentazione tecnica?.
La risposta è semplice, anche se il prodotto è già di per se facile ed intuitivo, con una buona documentazione tecnica si può incrementare notevolmente la quantità di download e quindi di rientro, questo dato dal fatto che la documentazione rappresenta un supporto all’utente e questi supporti vengono sempre visti in maniera positiva da chi li utilizza.
Perché fornire un manuale tecnico
Ecco quindi quali sono i tre motivi principali che spingono tante aziende a fornire il manuale tecnico ai propri clienti:
- Supporto
- Risparmio di tempo
- Branding
Il supporto, come precedentemente detto, rappresenta una motivazione fondamentale che dovrebbe spingere qualsiasi titolare di un prodotto a fornire aiuto ai propri clienti.
Questo ulteriore aiuto, assieme alle FAQ e all’assistenza clienti, crea un risparmio di tempo all’utente nell’utilizzare al meglio il prodotto nonché al produttore dello strumento andando ad evitare domande continue e mail di questo genere.
Così facendo ne gioverà anche l’immagine aziendale perché senza ombra di dubbio una buona documentazione tecnica va ad influire anche in ottica SEO con probabilità maggiori di far uscire la pagina del prodotto più in alto tra le ricerche sul motore di ricerca.
Come realizzare un manuale tecnico efficace
La realizzazione di una documentazione tecnica richiede senza dubbio la conoscenza del prodotto, delle regole di scrittura e di tanti altri elementi che contribuiscono alla buona riuscita del manuale.
Ecco alcune regole da seguire per fornire ai propri clienti una documentazione tecnica adeguata:
- Conosci il tuo target
Attraverso la conoscenza del target di riferimento si può comprendere meglio in che modo e con quale tone of voice ci si deve rivolgere all’utente, se il prodotto ad esempio è un'app è consigliato utilizzare un tono comprensibile da un'ampia fascia di utenza, se invece è uno strumento per macchine industriali di precisione il tono sarà molto diverso.
- Segui le linee guida e attenzione alle note legali
I manuali tecnici sono comunque soggetti a normative europee in termini di scrutini e responsabilità legali: se il prodotto è difettoso si applicano le regole del settore specifico, per evitare di avere questi problemi o quantomeno cercare di evitarli, è bene agire e muoversi secondo linee guida ben distinte con la quale comprendere quali capitoli includere e quali caratteri utilizzare.
- Raccogli tutte le informazioni
La scelta più adatta per la scrittura di un manuale tecnico è sicuramente quella di immettere il maggior numero di informazioni relative al prodotto e al suo funzionamento, a partire dalle nozioni di base fino a quelle più complicate che permettono all’utente di svolgere autonomamente la maggior parte delle azioni.
- Scrivi in modo efficace
Scrivere in modo efficace significa includere tutte le informazioni condivisibili con l’utente in modo chiaro e trasparente, in modo tale da rendere l’argomento intuitivo e di facile comprensione, avvalendosi anche dell’utilizzo di immagini o grafici che molto spesso risultano i contenuti più apprezzati dagli utenti.
Avvalendoti di questi contenuti, si potrà realizzare un manuale completo e dettagliato, che al tempo stesso risulta inclusivo e adatto a tutti.
- Traduzione e localizzazione
Il manuale deve includere anche lingue diverse, a partire dalle lingue parlate dal target di riferimento. Si può fare riferimento alle principali lingue parlate nel mondo oppure in Europa che, attualmente, sono l’inglese, il tedesco e il francese.
Ovviamente, la traduzione del manuale in lingua è consigliata a coloro che vendono il proprio prodotto anche all’estero o che può essere utilizzato in diverse sedi di lavoro dislocate all’estero.
L’analisi della localizzazione rappresenta un elemento fondamentale per la scelta delle lingue e, a seguire, è importante avvalersi di un ottimo traduttore in grado di tradurre testi tecnici alla perfezione.
- Limitare l’utilizzo di sinonimi non necessari
Al contrario di quello che si può pensare, l’utilizzo dei sinonimi in un manuale tecnico non rappresenta una scelta vincente perché rischia di creare maggiore ambiguità durante la lettura.
Si sconsiglia in particolar modo di utilizzare dei sinonimi al posto dei termini specifici relativi all’utilizzo di strumenti e attrezzi.
- Analizzare sempre i competitor
Una parte dell’attenzione va rivolta sicuramente ai nostri competitor, perché è utile scoprire come essi hanno realizzato il loro manuale tecnico e quale documentazione risulta più efficiente, quali caratteristiche possono essere cambiate, eliminate o aggiunte. Così facendo si ha l’opportunità di poter immettere argomenti o contenuti non presenti e ottenere un vantaggio estremamente competitivo.
Conclusione
Possiamo affermare che per scrivere e realizzare un buon manuale tecnico, a prescindere dal settore, è fondamentale individuare dapprima il proprio target di riferimento e successivamente stilare un elenco di elementi fondamentali per poter scrivere la documentazione in modo chiaro e diretto, senza l’utilizzo di sinonimi.
Per facilitare la comprensione ci si può avvalere dell’aiuto di contenuti visivi, utili anche ad incentivare tutti coloro che non amano leggere, il tutto rispettando le linee guida europee, con un’occhio alla localizzazione e alle lingue da utilizzare, senza tralasciare l’attenzione nei confronti della SEO per provare a garantirsi una posizione più in alto nei motori di ricerca.
